Nous avons étudié en profondeur dans les articles précédents les enjeux et les composantes principales du BPM 2.0. Une de ses composantes essentielles est la gestion du document. Une suite BPM, à mon avis, doit impérativement comporter une brique GED ou, au minimum savoir s’intégrer avec des solutions de GED du marché. En effet, le document est au coeur de beaucoup de processus, comme par exemple une application de dématérialisation de factures fournisseurs. Une telle application est très interressante de notre point de vue car, pour que son fonctionnement soit optimum, elle doit se baser sur un processus système intégrer à un système de LAD (lecture automatique de document) en amont. Ce processus système (c’est à dire sans intervention humaine) doit pouvoir selon des règles métiers par exemple, déclencher un sous processus humain afin qu’un opérateur puisse prendre des décisions si le montant est supérieur à une somme définie dans la règle. Et au final le document est stockée dans un système de gestion documentaire afin d’assurer son intégrité, sa sécurité, son authenticité et sa conservation sur une longue durée. Bien entendu, cette application doit respecter les standards et les normes en vigueur dans les différents pays, c’est une des raisons pour lesquelles il est beuacoup plus efficace de s’appuyer sur un système de BPM que de développer une application spécifique pour ce type d’applications.

Le document est donc bien au coeur du BPM !

Nous allons à présent cartographier les différents typologies de documents et pour chacune, étudier les systèmes les mieux adaptés pour les gérer.

Les différents types de document

Les documents “entrants”

Il s’agit ici de tous les documents reçus et devant être sauvegardés et classés. Nous pouvons séparer les documents papier et les documents électroniques (les couriels), bien que après numérisation,  un document papier se gère de la même manière qu’un document électronique sous certaines conditions. En effet, la destruction physique du support papier ne peut être réalisée que si la GED permet d’assurer la valeur probante du document électronique (signature digitale avec certificat et horodatage). Par ailleurs, le nombre exponentielle de couriels traités par les entreprises nécessite un système d’archivage global. Certains de ces documents, en fonction de leur valeur légale pour l’entreprise, doivent être archivés dans un système approprié répondant aux directives de la norme ISO 1549 en terme de normalisation. 

Afin d’assurer une gestion efficiente, le système devra comporter les phase suivantes : 

  • Extraction automatique des métadonnées (effectué par le système de LAD pour les documents papiers).
  • Classement automatique du document en fonction des métadonnée. Cette phase permet de ranger le document dans une arborescence de dossiers, de lui associer des métadonnées (auteur, titre, date,…) et de l’indexer en fonction de mots clés, de thèmes, de thésaurus (cette étape peut être effectuée manuellement mais il est possible d’intégrer des moteurs sémantiques et statisitiques).
  • Stockage des documents. En fonction de la fréquence de consultation, de la valeur légale ou non des documents le support de stockage, la durée de conservation et même le lieu devront être adaptés. Pour des durées de conservation importante, il est nécessaire que les fichiers soient convertis dans un format adapté, comme le PDF/A dont les caractéristiques ont été récemment mises à jour par l’ISO?

Un système de gestion documentaire respectant ces différentes caractéristiques apportera à l’entreprise ce qu’elle attend, c’est à dire, retrouver facilement l’information, assurer l’intégrité des documents, diminuer le cout du traitement papier et offrir de réel de gains de productivité. Le couplage d’un tel système à un outil de gestion de processus le rendra plus agile (en permettant entre autre de lui associer des règles métiers) et offrira la possibilité de coupler des traitements automatiques à des interventions humaines pour, par exemple, valider des documents.

La plateforme collaborative VDoc et son écosystème de partenaires répond particulièrement bien au traitement de ces documents “entrants” comme le montre le schéma d’architecture ci-dessous.

Les documents produits par l’entreprise

Nous distinguerons ici trois familles :

  • l’intégration de documents existants,
  • la production collaborative d’un ou plusieurs documents,
  • le partage de documents sur une plateforme extranet, intranet ou internet.

Pour ces trois familles, la GED doit être associée à un outil de gestion de processus afin de piloter le cycle de vie documentaire. En effet, la gestion des versions de ce type de document est particulièrement important, ce qui n’était pas le cas pour la gestion des documents “entrants”. Pour cette gestion des versions, les GED sont divisées en deux catégories. L’une incrémente automatiquement les versions du document à chaque modification du fichier, les autres permettent aux utilisateurs de piloter les versions indépendemment du fichier. VDoc se situe dans cette seconde catégorie. Dans ce cas, le système de versionning du fichier existe aussi (chaque modification sur le fichie est tracée), mais la version est également portée par le document. On parle aolors de versions de documents.

Dans ce cas, la notion d’applicabilité d’une version de document est essentielle. Chaque version est associée à un processus dont une et une seule étape est de type “Applicable”, suivi d’une étape de type “Péremption”. Ainsi, lors du passage à l’état “Applicable” d’une nouvelle version de document, l’ancienne est automatiquement périmée. Cette fonctionnalité est essentielle à un système de gestion documentaire.

Pour gérer les documents appartenant à la troisième famille, il est nécessaire de coupler la GED à un système de gestion de contenu (CMS) qui prendra en compte la publication et la mise en forme des documents sur un ou plusieurs sites web.

Reste maintenant à étudier la production d’un ensemble de documents, regroupés sous forme de dossiers dans un système de GED. C’est ici qu’intervient ce que je nommerai le document 2.0.

Le document 2.0

Dans la plupart des cas, un utilisateur qui rédige un document se positionne dans un contexte particuler. Par exemple, une proposition commerciale est créee et rédigée dans un dossier client par le chargé d’affaire, souvent en relation avec un consultant technique qui rédigera lui même le schéma d’architecture de la solution. Il est donc primordial de gérer non seulement le document, mais aussi le dossier dans lequel se trouve le document. La traçabilité impose en effet de ne plus modifier le dossier une fois que celui ci est envoyé au client, c’est à cette condition que les informations produites auront une valeur légale.

Si des modifications doivent avoir lieu sur le document après sa diffusion, il faudra changer de version le dossier, ce qui aura pour effet de le dévérouiller et de permettre ainsi la modification (le changement de version) des documents contenus. De plus, cette action de changement de version assure, par la saisie d’un motif, la traçabilité complète du dossier.

Un  autre point important est la notion de liens interdocumentaires.  Nous trouvons à l’heure actuelle des liens dans pratiquement tous les documents. Or, ces liens ne sont jamais “gérer”. C’est à dire que si dans un dossier, comme décrit plus haut, deux documents sont liés, que se passe-t-il si le document cible est modifié? Le système doit automatiquement modifier le document source afin de le faire pointer vers la nouvelle version. Si nécessaire, cette version source pourra être revalider par un responsable.

En résumé, ce concept de document 2.0 est une avancée majeure en terme de gestion documentaire car elle autorise la collaboration sur un même dossier de plusieurs intervenants tout en assurant la traçablité et l’intégrité du dossier et de ses documents. Coupler à un logiciel de signature digitale et d’horodatage, ce système possède toutes les caractéristiques afin de fournir une valeur probante aux documents produits par l’entreprise.

Le composant VDoc Document Management de la suite collaborative VDoc est un outil qui s’inscrit entièrement dans cette démarche et dont le concept de liasses documentaires répond à la gestion des documents 2.0.